Instellingen

Alles onder Instellingen in het kort:

• Huisstijl: shopnaam, logo, primaire kleur en lettertype voor portaal en mails. Vul je website in en klik Huisstijl van je site halen om logo en kleur automatisch op te halen; je bevestigt zelf met Opslaan. Met een welkomsttekst (bijvoorbeeld je verpakkingsinstructies) en een sfeerbeeld maak je de startpagina van het portaal echt van jou: de tekst staat onder de titel, het beeld op grote schermen naast het formulier en op telefoons erboven.
• Talen van je portaal: kies je standaardtaal en vink aan welke talen je portaal aanbiedt (Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans). Eén taal = alles blijft zoals het was. Meer talen: je klant ziet rechtsboven in het portaal een kleine taalkeuze (NL EN DE FR ES), houdt bij het wisselen zijn stap en zijn ingevulde bestelling, en de klantmails van die retour volgen de taal waarin hij aanmeldde, niet je standaardtaal. De standaardtaal hoort altijd bij de set; retouren van voor deze instelling blijven in je standaardtaal. Je eigen retourredenen, eigen vragen en eigen mailteksten zijn jouw tekst en worden niet vertaald: die staan in elke taal zoals je ze typte. Het beheer zelf blijft Nederlands.
• Reply-to en contactadres: waar klantantwoorden en de contactknop op de statuspagina naartoe gaan.
• Prijs betaald retourlabel: het standaardbedrag (incl. btw) dat een klant via iDEAL betaalt als een regel "betaald label" oplevert; per regel te overschrijven.
• Retourtermijn: het aantal dagen dat de conditie "dagen sinds levering" gebruikt.
• Tegoed uitgeven als: blijvend tegoed op het account van de klant waar je shop dat kan (standaard), of altijd een eenmalige code. Shopify en Adobe Commerce kunnen een saldo bijhouden; WooCommerce en Magento Open Source niet, daar wordt het altijd een code. Bij Shopify heeft je app daarvoor de scope voor store credit nodig en bij Magento het integratietoken rechten op klanten; ontbreken die, dan krijgt de klant gewoon een code. De keuze geldt voor de knop Tegoed uitgeven en voor automatiseringen.
• Productpagina-URL: met {sku} erin; maakt artikelen in de analytics klikbaar naar je eigen shop.
• PDP-verdachte-drempel: vanaf welk percentage maat/verwachtingsredenen een artikel als PDP-verdachte telt.
• Eigen retourredenen: vervang de standaardset (te groot, te klein, anders dan verwacht, beschadigd, verkeerd artikel, anders) door je eigen codes en teksten. Leeg = standaardset.
• Retouradressen: de bestemming op elk retourlabel staat onder Retouradressen, niet hier. Je hebt er minstens één nodig voor labelaanmaak.
• Serieretourneerders: vanaf hoeveel retouren in hoeveel maanden een klant een vlagje krijgt.
• Eigen domein: laat het portaal op je eigen adres draaien, bijvoorbeeld retour.jouwshop.nl. Zie hieronder.
• Eigen mailserver: laat je klantmails via je eigen mailserver gaan in plaats van via de verzender van Retourly. Vul de servernaam, de poort, de versleuteling (STARTTLS, SSL/TLS of geen eis), je gebruikersnaam en wachtwoord en het afzenderadres in. Kies je "geen eis", dan versleutelen we de verbinding alsnog zodra je server dat aanbiedt, zodat je wachtwoord niet leesbaar over internet gaat. Het wachtwoord bewaren we versleuteld en laten we daarna niet meer zien: leeg laten houdt het opgeslagen wachtwoord. Met Testmail versturen stuur je direct een testmail naar je eigen e-mailadres en zie je of de instellingen werken. De testmail gebruikt wat er op dat moment in het formulier staat: sla je instellingen op om ze ook voor je klantmails te gebruiken. Servernaam leeg laten betekent: alles weer via de verzender van Retourly.
  • Weigert je mailserver een mail, dan gaat die mail meteen via de verzender van Retourly, zodat je klant zijn bericht altijd krijgt. Je ziet de weigering met reden hier en als waarschuwing op je dashboard; zodra het weer goed gaat, verdwijnt de melding.
  • Neemt je mailserver een mail wel aan maar bevestigt hij de verzending niet, dan versturen we die mail niet opnieuw: hij is dan mogelijk al bij je klant en twee dezelfde mails zijn lastiger dan één. Je ziet die melding op dezelfde plekken en kunt in het maillog van je eigen server nakijken of de mail eruit is.
  • Bounces (mails die niet aankomen) kunnen we alleen melden bij verzending via de verzender van Retourly. Mail je via je eigen server, dan staan bounces in het maillog van die server.
  • Zet SPF, DKIM en DMARC goed op je eigen verzenddomein; anders komen je mails vaker in de ongewenste mail terecht.
• Magazijn / WMS: token en URL's voor je WMS-koppeling (zie het hoofdstuk Magazijn / WMS).
• AI-assistent (MCP): token en serveradres voor je AI-assistent, en of schrijfacties zijn toegestaan (zie het hoofdstuk AI-assistent (MCP)).

Verzendinstellingen (eigen contract, services, tarieven) staan apart onder Verzending; koppelingen met je shop onder Koppelingen. Eigen vragen in het retourformulier stel je in onder Eigen vragen (zie dat hoofdstuk).

Wie welke instellingen ziet, hangt af van de rol: een beheerder werkt met alle instellingen behalve het eigen domein en de tokens voor je magazijnsysteem en je AI-assistent, die blijven bij de eigenaar. Een magazijnmedewerker komt niet in de instellingen. Zie het hoofdstuk Gebruikers en rollen.

Eigen domein

Standaard draait je portaal op jouwshop.retourly.nl. Wil je een eigen adres, bijvoorbeeld retour.jouwshop.nl, dan regel je dat zelf onder Instellingen → Eigen domein. Dit onderdeel is alleen voor de eigenaar.

1. Bedenk het adres dat je wil gebruiken. Een subdomein van je shop werkt het best, bijvoorbeeld retour.jouwshop.nl.
2. Vul het adres in en sla op. Het scherm laat daarna precies zien welk record je moet zetten.
3. Zet bij je DNS-provider een CNAME-record van jouw adres naar jouwshop.retourly.nl en laat dat record staan. Daarmee weten we ook dat het domein van jou is, zodat niemand anders jouw adres kan claimen.
4. Klik op Opnieuw controleren. Staat het record er nog niet, dan blijft de status wachten op DNS; een DNS-wijziging kan tot 24 uur duren.

Lukt een CNAME-record niet? Bij je hoofddomein kan het vaak niet, en sommige providers laten je DNS via een proxy lopen waardoor wij het CNAME niet meer zien. Zet dan het TXT-record dat in het scherm staat: _retourly-verify. plus jouw adres, met de waarde die erbij staat. Die waarde hoort alleen bij jouw shop, dus daarmee weten we dat het domein van jou is. Zorg er daarnaast zelf voor dat je adres bij ons uitkomt: staat er een ip-adres in het scherm, zet dan een A-record naar dat adres.

Zolang de status niet actief is, verandert er niets: je portaal en alle links in je klantmails blijven op jouwshop.retourly.nl. Zodra het record actief is, komen klanten uit op je eigen adres en gebruiken je klantmails, de statuspagina en de labeldownloads dat adres ook. Je retourly.nl-adres blijft daarnaast werken, zodat links die je al hebt verstuurd niet breken. Haal je het domein weg, dan staat alles direct weer op je subdomein.

Laat het record staan zolang je het adres gebruikt. Kunnen we het record een keer niet opvragen, bijvoorbeeld omdat je DNS-provider even niet antwoordt, dan laten we je domein staan zoals het staat en melden we dat; je portaal blijft gewoon werken.

Https-certificaat: jij zet het record en laat het staan, wij zetten het certificaat voor je domein klaar zodra we het record zien. Dat gaat niet automatisch, reken op één werkdag. Tot die tijd blijft je subdomein gewoon werken. Haal het record later weg, dan vervalt je eigen adres en valt je portaal terug op je subdomein. Wie welke instellingen ziet, hangt af van de rol: een beheerder werkt met alle instellingen behalve je eigen mailserver en de tokens voor je magazijnsysteem en je AI-assistent, die blijven bij de eigenaar. Een magazijnmedewerker komt niet in de instellingen. Zie het hoofdstuk Gebruikers en rollen.

Nog niet gevonden wat je zocht? Mail retouren@retourly.nl, dan helpen we je verder.